Situations de travaux et retenue de garantie : facturer au fil de l'eau

Un chantier de plusieurs mois qui ne se facture qu’à la réception oblige l’entreprise à avancer les salaires, les matériaux et la sous-traitance pendant tout ce temps. Peu de TPE tiennent ce rythme. La facture de situation facture à échéance régulière la part des travaux réellement exécutée depuis la dernière fois.

Qu’est-ce qu’une facture de situation ?

Aussi appelée facture d’avancement, elle constate l’avancement à une date donnée et facture ce qui a été réalisé depuis la situation précédente. On raisonne en pourcentage d’avancement, poste par poste du devis.

Prenons un chantier de terrassement et gros œuvre vendu 80 000 euros hors taxes. À la fin du premier mois, le terrassement est achevé et le gros œuvre entamé : la situation numéro un facture 100 % du poste terrassement et 20 % du gros œuvre, soit 26 000 euros. Le mois suivant, la situation numéro deux facture l’avancement accompli entre les deux dates.

Chaque situation reprend le montant du marché, le cumul facturé jusqu’à la précédente, et le montant de la situation courante. Cette présentation cumulative évite les erreurs et permet au client de vérifier l’avancement d’un coup d’œil.

Pour préparer vos situations dans un tableur, le calcul est fait dans le modèle de situation de travaux à télécharger.

Comment fonctionne la retenue de garantie ?

Encadrée par la loi du 16 juillet 1971, elle autorise le maître d’ouvrage à retenir 5 % au maximum du montant des travaux pour couvrir d’éventuelles réserves à la réception. La somme est restituée à la fin de la période de garantie, en général un an, si les travaux sont conformes.

Trois points souvent mal compris.

Elle se calcule en pratique sur le montant toutes taxes comprises de chaque situation, puisqu’elle retient une partie du paiement. Le contrat peut fixer une autre assiette, et c’est lui qui fait foi.

La retenue ne porte que sur des travaux réellement exécutés. Elle ne s’applique donc pas sur une facture d’acompte versée avant le démarrage, mais bien sur les factures de situation.

Le client ne peut pas retenir les 5 % s’il refuse par ailleurs une caution bancaire équivalente que vous lui proposeriez. La retenue et la caution couvrent le même risque, jamais les deux en même temps.

Sur un marché privé, la pratique consiste souvent à appliquer la retenue en fin de chantier plutôt que sur chaque situation : vous facturez alors 95 % du marché au fil des situations, et une dernière facture pour les 5 % une fois le délai écoulé.

Que doit montrer une facture de situation ?

Le montant du marché, avenants compris. Le cumul facturé antérieurement. Le montant de la situation courante. La retenue déduite, avec son taux. Et le net à payer.

Un client, ou son maître d’œuvre, doit pouvoir refaire le calcul sans vous appeler. C’est ce qui accélère les validations.

Quand libérer la retenue de garantie ?

Un an après la réception, la retenue se libère. C’est une facture à part entière, qui référence l’affaire, la date de réception et le montant libéré.

Personne ne la réclamera à votre place : ni le logiciel, s’il ne la connaît pas, ni le maître d’ouvrage, qui n’a aucune raison de la rendre spontanément. Tenez-en une liste avec les dates d’échéance, surtout si vous changez d’outil en cours de route, comme rappelé dans migrer avec des chantiers en cours. La retenue se reprend aussi dans le projet de décompte général et définitif qui clôt le marché.

Comment une situation passe-t-elle en facture électronique ?

Une situation reste une facture, donc elle entre dans la réforme. Deux exigences techniques s’y ajoutent : la retenue doit être encodée dans les données structurées en plus d’être affichée sur le PDF, et le cumul doit permettre au logiciel du client de reconstituer l’avancement.

Ces points demandent le profil de format le plus riche, et ils sont détaillés dans la facturation électronique dans le BTP.

Pour chiffrer la retenue déjà prélevée et ce qui reste à venir : le calculateur de retenue de garantie.