Facturation électronique dans le BTP : situations, acomptes et retenue

La réforme s’applique à toute entreprise assujettie à la TVA, sans exception sectorielle. Pour le bâtiment, elle soulève des questions que les articles généralistes n’abordent pas : à quoi ressemble une facture de situation une fois structurée, où passe la retenue de garantie dans le fichier, ce que devient la mention d’autoliquidation quand un sous-traitant émet en électronique.

Chacune a une réponse précise, et la connaître évite de découvrir le problème au premier rejet, en pleine situation mensuelle.

Quelles factures sont propres au BTP ?

La facture de situation mesure un avancement. Elle reprend le quantitatif du devis lot par lot, applique un pourcentage d’exécution ligne à ligne, déduit ce qui a déjà été facturé, retranche la retenue de garantie et donne un net à payer. C’est une facture à part entière, numérotée séquentiellement, avec les mêmes obligations qu’une autre.

La facture d’acompte précède les situations. Courante en début de marché, elle correspond à un versement avant exécution et doit être déduite du décompte final.

La facture de solde clôt le chantier après le décompte général définitif et arrête le cumul des situations.

La facture de libération de retenue vient un an après la réception, à la fin de la garantie de parfait achèvement, sous réserve d’absence de réserves. C’est celle qu’on oublie le plus, et c’est une facture électronique comme les autres.

Les quatre entrent dans le périmètre : réception en septembre 2026, émission en septembre 2027 pour les TPE et PME.

Pourquoi le BTP a-t-il besoin du profil Extended ?

Factur-X existe en plusieurs profils. Pour le BTP, seul le profil Extended encode nativement les champs dont vous avez besoin : numéro de situation, référence de chantier, cumuls d’avancement, retenue de garantie, autoliquidation. Un profil Basic ou EN 16931 seul n’a pas d’emplacement pour ces données : elles finissent dans un commentaire libre, ou nulle part.

Le détail des profils est dans le comparatif des formats.

Exemple chiffré : une situation de travaux

Prenons un marché de 100 000 euros HT, une retenue de garantie de 5 % calculée sur le TTC, et une situation numéro deux qui porte l’avancement cumulé de 30 % à 60 %.

Ligne	Entreprise principale, TVA à 20 %	Sous-traitant en autoliquidation
Cumul à 60 %	60 000 € HT	60 000 € HT
Déjà facturé à 30 %	30 000 € HT	30 000 € HT
Montant de la situation	30 000 € HT	30 000 € HT
TVA	6 000 €	aucune, due par le preneur
Total	36 000 € TTC	30 000 €
Retenue de garantie, 5 %	1 800 €	1 500 €
Net à payer	34 200 €	28 500 €

Le fichier structuré doit porter chacune de ces lignes. Une retenue absente des données fait payer 36 000 euros au lieu de 34 200, ou bloque la facture chez le client. La même situation se prépare avec le modèle de situation de travaux.

Comment une situation de travaux passe-t-elle en facture électronique ?

Dans le XML embarqué, une facture de situation porte :

• un type de document codé 380, celui de la facture commerciale, qui s’applique aux situations ;
• une référence au marché, pour rattacher la situation au contrat d’origine et permettre au client de la rapprocher sans intervention humaine ;
• le montant brut, puis la retenue de garantie en déduction du flux financier. La retenue diffère un paiement sans réduire le prix, et l’encodage doit la distinguer d’un rabais ou d’un escompte ;
• les cumuls des situations antérieures, sans lesquels le système comptable du client ne peut pas reconstituer l’avancement.

Un contresens circule sur ce point : BT-113 ne porte pas la retenue de garantie. Dans la norme EN 16931, BT-113 est le montant déjà payé sur la facture. La norme le définit par une soustraction : le montant dû vaut le total toutes taxes comprises, moins le montant payé, plus l’arrondi éventuel. Le socle EN 16931 ne comporte aucun terme dédié à la retenue de garantie, et ce vide rend le profil Extended nécessaire.

Comment relier un acompte à la facture finale ?

Une facture d’acompte porte un code de type distinct, 386. Le point critique arrive après : la facture de solde, ou la première situation qui suit, doit référencer explicitement l’acompte dans le champ prévu.

Un acompte non référencé crée un doublon dans la comptabilité du client, qui vous rappelle pour comprendre, et une situation qui reste bloquée pendant ce temps. C’est l’erreur la plus banale en migration, et elle se voit tout de suite en test.

Comment encoder la retenue de garantie ?

Elle représente au plus 5 % du montant de chaque situation, conservés par le maître d’ouvrage jusqu’à un an après la réception, pour couvrir les désordres de la garantie de parfait achèvement (loi n° 71-584 du 16 juillet 1971). Le donneur d’ordre peut l’appliquer à son sous-traitant dans la même limite, et une caution bancaire peut la remplacer.

Sur la facture électronique, elle doit apparaître dans le rendu visible (montant brut, retenue déduite, net à payer) et dans les données structurées. Comme le socle EN 16931 n’a pas de terme pour elle, son encodage relève des extensions du profil Extended : demandez à votre éditeur quel champ il utilise, et ne vous contentez pas de BT-113, qui porte autre chose. Une retenue qui n’existe que dans le PDF est invisible pour le logiciel du client, qui paiera le brut ou bloquera la facture.

Un an plus tard, la libération est une facture à part entière : elle référence l’affaire, la date de réception et le montant libéré. Si des réserves subsistent, la libération est partielle et une seconde facture suivra leur levée. Chacune transite par la plateforme.

Comment facturer la sous-traitance en autoliquidation ?

L’autoliquidation de TVA en sous-traitance de travaux est prévue par l’article 283, 2 nonies du CGI. Le sous-traitant facture sans TVA, et c’est l’entreprise principale qui déclare la taxe, en collectée et en déductible.

Dans le fichier structuré, la situation s’encode par une catégorie de TVA en autoliquidation, un taux à 0 %, un code d’exonération et la mention textuelle « Autoliquidation, article 283, 2 nonies du CGI ».

Une réserve sur le code d’exonération, et elle a son importance : le code applicable à la sous-traitance de travaux en France n’est pas nécessairement celui de l’autoliquidation intracommunautaire, et les documentations divergent. Demandez à votre éditeur lequel il émet, et faites valider le fichier par un contrôle de conformité avant la première situation réelle. Un code faux passe le rendu visuel et échoue au contrôle automatique.

Si ces champs manquent, la facture est fausse fiscalement : elle crée une dette de TVA chez le sous-traitant et une déduction incorrecte chez le donneur d’ordre. Le diagnostic revient souvent en migration, avec des logiciels qui affichent correctement la mention sur le PDF sans l’encoder nulle part.

Que devient une situation contestée ?

La réforme normalise les statuts qu’une facture porte au fil de son parcours : déposée, mise à disposition, approuvée, refusée, en litige, encaissée. Pour une situation de travaux, le couple approuvée et en litige compte plus qu’ailleurs, parce qu’un maître d’ouvrage conteste régulièrement un pourcentage d’avancement. Votre plateforme doit tracer la contestation et permettre la re-soumission corrigée. La différence entre un rejet et un refus est expliquée dans facture rejetée ou refusée.

Que change la réforme sur un chantier long ?

Les dates sont celles de toutes les entreprises, mais un chantier dure plus longtemps qu’un cycle de facturation ordinaire.

Date	Obligation	Sur un chantier
1er septembre 2026	Réception, toutes tailles	Vos donneurs d’ordres grands comptes émettent en électronique. Votre outil doit lire et archiver.
1er septembre 2026	Émission, grandes entreprises et ETI	Sous-traitant d’un grand groupe, vos situations remontent déjà dans un circuit structuré.
1er septembre 2027	Émission, TPE et PME	Situations, acomptes, libérations de retenue et avoirs passent tous par une plateforme.

Un chantier commencé en 2027 traversera donc la bascule. Les situations émises avant et après ne seront pas au même format, et le cumul devra rester juste de part et d’autre. Testez-le sur un chantier en cours avant septembre 2027.

Que demander à son éditeur ?

Posez quatre questions, et comptez une réponse évasive comme un non. Quel profil Factur-X sort du logiciel, Extended ou non. Dans quel champ la retenue de garantie est encodée. Comment un acompte est référencé depuis la situation qui le déduit. Quel code d’exonération est émis pour l’autoliquidation de sous-traitance.

StrucTime Gestion émet les situations, les acomptes et les libérations de retenue au profil Extended. La vue d’ensemble de la réforme est sur la page de référence.

Quand c’est le donneur d’ordre qui édite la facture de son sous-traitant, le circuit change de main sans changer de redevable : l’autofacturation.