TVA et facture électronique : les cas où le fichier doit dire plus

Sur une facture papier, un régime de TVA particulier tient dans une phrase au bas du document. Sur une facture électronique, cette phrase doit exister deux fois : dans la partie lisible, et dans les données structurées, avec un code normalisé.

Un logiciel peut afficher correctement la mention et ne l’encoder nulle part. C’est le diagnostic le plus fréquent en migration, et il ne se voit qu’au premier contrôle automatique.

Que doit dire le fichier sur la TVA ?

Chaque ligne de facture porte une catégorie de TVA et un taux. Quand le taux est nul, la catégorie doit dire pourquoi, à l’aide d’un code d’exonération. Un taux à zéro sans motif codé est une facture incomplète, et elle est refusée.

C’est le point qui surprend le plus : la réforme laisse les règles fiscales telles quelles et rend obligatoire leur expression dans les données.

Quels cas particuliers de TVA demandent une mention ?

La franchise en base. Le micro-entrepreneur ne facture pas de TVA et porte la mention « TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts ». Cette mention doit figurer dans les données, en plus du PDF. Le sujet complet est dans micro-entreprise et facturation électronique.

L’autoliquidation en sous-traitance de travaux. Le sous-traitant facture sans TVA, l’entreprise principale la déclare. La facture doit porter une catégorie d’autoliquidation, un taux nul, un code d’exonération et la mention textuelle. Le détail, et une réserve importante sur le code exact, sont dans la facturation électronique dans le BTP.

Les activités exonérées. Certaines professions médicales, l’enseignement et quelques activités d’intérêt général sont exonérés par la loi, quel que soit leur chiffre d’affaires. Le code d’exonération diffère de celui de la franchise, et les confondre produit une facture fausse.

Les opérations internationales. Une livraison intracommunautaire ou une exportation obéit à ses propres règles, et sort souvent du circuit domestique pour relever du e-reporting.

Comment la ventilation par taux est-elle contrôlée ?

Sur une facture à plusieurs taux, ce qui est courant dans le bâtiment, la ventilation doit être arithmétiquement cohérente : la somme des bases par taux égale le total hors taxes, et chaque montant de TVA correspond à sa base.

Un arrondi mal géré ou une remise appliquée après coup suffit à casser cette cohérence, et la facture est rejetée avant d’arriver. Le sujet des taux applicables aux travaux est traité dans TVA sur les travaux.

Que demander à son éditeur ?

Posez une question par régime qui vous concerne, et comptez une réponse évasive comme un non.

Quel code le logiciel émet-il pour ce cas précis ? Un éditeur qui répond « on gère l’autoliquidation » sans pouvoir nommer le code n’a pas répondu.

La mention est-elle dans le fichier structuré ou seulement sur le rendu visible ? La question se pose littéralement ainsi, et elle se vérifie en ouvrant le fichier.

Le fichier passe-t-il un contrôle de conformité avant émission ? C’est la seule façon de le savoir avant que le destinataire ne le rejette.

Quel test faire avant d’émettre ?

Prenez une facture réelle relevant du régime particulier qui vous concerne, faites-la produire par votre logiciel, et faites-la valider par un contrôle de conformité avant votre première émission réelle.

Une facture qui passe le rendu visuel et échoue au contrôle automatique est le scénario le plus courant, et le plus facile à éviter, à condition de le tester quand il n’y a pas d’enjeu.