Ce que la réforme change du côté des achats

Toute la communication sur la réforme porte sur l’émission : quel format, quelle date, quelle plateforme. C’est pourtant du côté des achats que le changement s’applique en premier, depuis septembre 2026, et c’est là que le gain quotidien est le plus concret.

Qu’est-ce qui change en premier pour les achats ?

Vous n’émettrez peut-être en électronique qu’en septembre 2027. Vos fournisseurs grandes entreprises ou ETI émettent en revanche depuis septembre 2026 : vos abonnements logiciels, vos loueurs de matériel et vos fournisseurs de fournitures vous envoient déjà des factures structurées.

Le premier effet est donc subi, pas choisi. Et il faut être en état de les recevoir : voir la checklist de réception.

La fin de la saisie fournisseur

C’est le gain le plus direct, et il est rarement mis en avant.

Aujourd’hui, une facture fournisseur arrive en PDF, quelqu’un lit le montant, la TVA, l’échéance, le fournisseur, et les retape dans le logiciel. Même avec de la reconnaissance de document, il reste un contrôle à faire parce que la lecture peut se tromper.

Une facture structurée porte ses données. Le montant, la ventilation de TVA, l’échéance, l’identifiant du fournisseur et les références de commande sont lisibles directement par votre logiciel, sans interprétation. La saisie disparaît, le contrôle demeure, et il porte sur le fond plutôt que sur la frappe.

Le rapprochement à trois devient automatique

Le contrôle classique compare la commande, la réception et la facture. Il est théorisé depuis longtemps et pratiqué rarement, parce qu’il demande de croiser trois documents dont un seul est structuré.

Quand la facture arrive avec ses données, le rapprochement devient mécanique : les écarts de prix et de quantité se signalent seuls, et vous ne regardez que les exceptions. Encore faut-il avoir des bons de commande enregistrés à comparer, ce qui suppose de les émettre.

C’est le moment de s’y mettre si ce n’est pas déjà le cas : la réforme rend rentable une discipline qui ne l’était pas tout à fait.

Quel statut devez-vous émettre en réception ?

Point souvent ignoré : en réception, vous devenez aussi émetteur de statuts. Approuver ou refuser une facture n’est plus un courriel, c’est un statut formel qui remonte à votre fournisseur.

Deux conséquences. Le refus doit être motivé et tracé, ce qui professionnalise la contestation. Et l’absence de réponse devient visible : un fournisseur voit que sa facture est restée « mise à disposition » sans être prise en charge, et il vous relancera là-dessus.

Le détail des statuts est dans les statuts d’une facture électronique.

Quel risque sur la TVA déductible ?

Une facture reçue hors du circuit ne sera plus une facture régulière entre assujettis français. Une facture irrégulière fragilise la déduction de TVA qui s’appuie dessus.

Le risque immédiat n’est donc pas l’amende, c’est le décalage : des factures fournisseurs qui n’arrivent pas, une TVA que vous ne pouvez pas justifier sur la période, et des relances pour des documents que vous n’avez jamais vus.

Ce qu’il faut préparer côté achats

Nettoyer le référentiel fournisseurs. Sans identifiant valide, votre logiciel ne rapprochera pas une facture entrante de la bonne fiche.

Décider qui approuve. Le circuit de validation devient formel. Qui regarde, qui approuve, sous quel délai : ce qui se réglait d’un mot dans un couloir doit devenir une règle, surtout si plusieurs personnes engagent des dépenses.

Prévenir l’équipe. Une facture structurée ne se traite pas comme une pièce jointe. Les premières semaines produiront des erreurs humaines avant des erreurs techniques.

Vérifier l’archivage. Recevoir et conserver sont deux obligations distinctes : voir archiver ses factures électroniques.

La vue d’ensemble reste sur la page de référence.

Si vous vous reposez sur votre cabinet pour ce volet, sachez ce qu’il couvre et ce qu’il ne couvre pas : le rôle de l’expert-comptable.