Archiver ses factures électroniques : les délais et l'intégrité

Recevoir une facture électronique et la conserver sont deux obligations distinctes qui portent sur le même document. La première est réglée par votre plateforme, la seconde vous appartient, et c’est celle qu’on découvre au contrôle.

Combien de temps conserver une facture électronique ?

Six ans, côté fiscal. L’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales fixe le délai pendant lequel les documents sur lesquels s’exercent les contrôles doivent être conservés, à compter de la dernière opération.

Dix ans, côté commercial. L’article L. 123-22 du Code de commerce est plus long : les documents comptables et les pièces justificatives se conservent dix ans.

La règle pratique combine les deux : conserver dix ans couvre tout sans avoir à trier. C’est plus simple que de tenir deux régimes en parallèle pour économiser quatre ans de stockage sur des fichiers de quelques centaines de kilo-octets.

Que veut dire « intégrité garantie » ?

C’est le mot qui distingue une archive d’un dossier. La facture doit pouvoir être présentée dans l’état exact où elle a été émise ou reçue, sur toute la durée de conservation.

Trois exigences en découlent.

L’inaltérabilité. Le fichier ne doit pas pouvoir être modifié sans que cela se voie. Un PDF posé sur un disque partagé, que n’importe qui peut ouvrir et réenregistrer, ne remplit pas cette condition.

La lisibilité durable. Un format qu’on ne saura plus ouvrir dans huit ans ne conserve rien. C’est l’un des intérêts du Factur-X : le PDF reste lisible même si l’outil qui l’a produit a disparu.

La traçabilité. Savoir quand le document est entré dans l’archive, et qu’il n’en est pas sorti depuis.

Que faut-il archiver ?

Le PDF lisible ne suffit pas. La facture électronique est un ensemble : le document et ses données structurées. Archiver l’un sans l’autre revient à conserver la moitié d’une pièce justificative.

S’y ajoutent, et on les oublie systématiquement, les statuts du cycle de vie. Ils prouvent qu’une facture a été déposée, reçue, approuvée ou refusée, à telle date. En cas de litige sur un paiement, c’est cette trace qui départage.

Qui archive : vous, ou la plateforme ?

La plupart des plateformes agréées proposent un archivage, parfois inclus, souvent en option. Trois questions à poser avant de s’en remettre à elles.

Quelle durée est couverte ? Un archivage de six ans laisse un trou de quatre ans face à l’obligation commerciale.

Que se passe-t-il si je change de plateforme ? L’archive part-elle avec vous, sous quel format, dans quel délai ? C’est la même question que celle de la portabilité, et elle se pose avant de signer.

L’archivage est-il à valeur probante, ou s’agit-il d’un simple stockage ? Les deux mots ne recouvrent pas la même chose, et seul le premier tient devant un vérificateur.

Quelle est l’erreur la plus fréquente ?

C’est de confondre réception et archivage. Une facture arrivée dans votre logiciel, consultable, correctement comptabilisée, n’est pas pour autant archivée au sens de la réglementation. Ce sont deux exigences qui portent sur le même document, à des moments différents de sa vie.

Le même raisonnement vaut d’ailleurs pour l’ancien logiciel qu’on éteint après une migration : voir combien de temps garder son ancien logiciel.

Que vérifier en dix minutes ?

Prenez une facture reçue il y a plus d’un an. Pouvez-vous la retrouver, l’ouvrir, et produire ses données structurées ainsi que ses statuts ? Si l’une des trois manque, votre archivage n’en est pas un, et il vaut mieux le savoir maintenant.