Bon de commande fournisseur : à quoi ça sert, et comment le faire

Passer une commande fournisseur par téléphone ou par un courriel de deux lignes fonctionne, jusqu’au jour où la livraison est incomplète, où le prix facturé ne correspond pas à ce qui était annoncé, ou où deux personnes ont commandé la même chose sans le savoir.

Le bon de commande fournisseur fige par écrit ce que vous achetez, en quelle quantité et à quel prix.

Que contient un bon de commande fournisseur ?

C’est un document émis par l’acheteur, vous, à destination du fournisseur. Une fois accepté, il vaut engagement des deux côtés. À ne pas confondre avec le devis, qui vient du fournisseur, ni avec le bon de livraison, qui accompagne la marchandise.

• vos coordonnées et celles du fournisseur ;
• un numéro propre à votre entreprise ;
• la date de commande et la date de livraison souhaitée ;
• le détail : désignation, quantité, prix unitaire convenu ;
• le lieu de livraison et les conditions de règlement.

Les trois bénéfices concrets

Il fige le prix. Le prix convenu est écrit. Si la facture arrive avec un montant différent, vous avez la référence pour contester. Sans bon de commande, la discussion tourne à la parole contre parole.

Il permet de contrôler la facture. C’est le rapprochement en trois temps : le bon de commande dit ce qui a été commandé, le bon de livraison ce qui a été reçu, la facture ce qui est réclamé. Quand les trois concordent, on paie sans hésiter. Quand ils divergent, on voit où.

Il évite les doublons et les achats hors budget. Sur un chantier ou dans un atelier où plusieurs personnes commandent, il centralise. Personne ne commande deux fois la même palette, et chaque achat laisse une trace rattachée au bon projet.

Le rattachement à l’affaire

C’est le point qui fait la différence entre un document administratif et un outil de pilotage. Une commande rattachée à un chantier alimente directement son coût réel, donc sa marge.

Sans ce rattachement, les achats tombent dans une masse globale et la marge par affaire devient un calcul de fin d’année, fait de mémoire, donc faux.

Qu’est-ce que la facture électronique change aux commandes ?

Les factures fournisseurs arrivent de plus en plus structurées, avec leurs données déjà lisibles par le logiciel. Le rapprochement automatique entre la commande, la réception et la facture devient alors possible : les écarts de prix et de quantité se signalent seuls.

C’est l’un des effets les plus concrets de la réforme du côté des achats, et il suppose d’avoir des bons de commande enregistrés à comparer. Voir la page de référence.

Les deux erreurs qui reviennent

Commander sans numéro. Sans référence, le fournisseur ne peut pas la rappeler sur sa facture, et le rapprochement redevient manuel.

Accepter une livraison sans contrôle. Un bon de livraison signé sans vérification vaut acceptation. Les manquants constatés trois semaines plus tard sont beaucoup plus difficiles à faire reconnaître.