Les statuts d'une facture électronique : lesquels surveiller

Avec la facturation électronique, une facture cesse d’être un document qu’on envoie pour devenir un objet dont on suit l’état. C’est le changement le moins commenté de la réforme, et sans doute le plus utile au quotidien : vous savez enfin où en est chaque facture, sans appeler personne.

Quels statuts sont obligatoires ?

Le cycle de vie est normalisé. Quatorze statuts jalonnent le parcours d’une facture, mais tous n’ont pas le même poids : quatre seulement sont obligatoires et remontent à l’administration.

Statut	Ce qu’il dit	Caractère
Déposée	La facture est entrée dans le circuit	Obligatoire
Émise par la plateforme	Elle est partie vers le destinataire	Facultatif
Reçue par la plateforme	La plateforme du client l’a acceptée	Facultatif
Mise à disposition	Le client peut la consulter	Facultatif
Prise en charge	Elle est entrée dans son circuit interne	Facultatif
Approuvée	Le client valide, en totalité	Facultatif
Approuvée partiellement	Il valide une partie seulement	Facultatif
En litige	Il conteste	Facultatif
Suspendue	Le traitement est arrêté	Facultatif
Complétée	Une information manquante a été fournie	Facultatif
Refusée	Le client refuse	Obligatoire
Paiement transmis	L’ordre de paiement est parti	Facultatif
Encaissée	Vous êtes payé	Obligatoire
Rejetée	Un contrôle technique a bloqué la facture	Obligatoire

Les statuts facultatifs restent utiles : ce sont eux qui donnent la granularité. Un client qui expose « prise en charge » puis « approuvée » vous dit où en est le circuit de validation ; un client qui n’expose rien entre « reçue » et « encaissée » vous laisse dans le noir pendant quarante-cinq jours.

Quels statuts surveiller ?

Rejetée. Un contrôle technique a bloqué la facture avant qu’elle n’arrive. Elle est réputée non émise, il faut corriger et renvoyer. Une facture rejetée dont personne ne s’aperçoit est une facture qui ne sera jamais payée : voir facture rejetée ou refusée.

Refusée. Le client conteste, pour un motif commercial. Ce n’est pas une question technique mais une question à traiter avec lui, et vite.

En litige. Souvent le plus révélateur, parce qu’il signale un désaccord formalisé plutôt qu’un silence. Sur un marché de travaux, il accompagne fréquemment une contestation de pourcentage d’avancement.

Ce que ça change pour la relance

Aujourd’hui, relancer une facture impayée revient à supposer : est-elle arrivée, a-t-elle été validée, est-elle en attente de paiement, ou s’est-elle perdue ? L’argument « je ne l’ai jamais reçue » ferme la discussion sans qu’on puisse le vérifier.

Avec les statuts, la relance se fonde sur un état connu. Une facture « approuvée » depuis trois semaines et non encaissée est un problème de paiement, pas de traitement. Une facture restée « mise à disposition » n’a jamais été prise en charge, et c’est une autre conversation, avec une autre personne.

Le ton et le rythme de la relance restent les mêmes, décrits dans relancer les impayés. Ce qui change, c’est qu’on sait à qui parler.

Quels délais s’appliquent aux statuts ?

Deux délais méritent d’être connus, parce qu’ils cadrent ce que vous pouvez attendre. Les données réglementaires d’une facture remontent au portail public sous 24 heures à compter du statut « déposée ». Les statuts obligatoires remontent également sous 24 heures à compter de leur horodatage.

Autrement dit, un statut figé depuis plusieurs jours signifie que rien ne s’est passé chez le destinataire.

Ce qu’il faut demander à son logiciel

Les statuts existent au niveau de la plateforme. La question est de savoir s’ils remontent jusqu’à vous, dans l’outil où vous travaillez.

Trois vérifications. Les statuts sont-ils visibles sur la facture, sans aller les chercher dans une interface tierce ? Une alerte se déclenche-t-elle sur les trois statuts bloquants ? Et sont-ils conservés avec la facture, puisqu’ils font partie de ce qui s’archive ?

Un logiciel qui affiche « envoyée » et rien d’autre vous a fait perdre le principal bénéfice de la réforme.