Autofacturation : quand c'est votre client qui édite la facture

Dans le bâtiment, l’intérim et une partie de l’agroalimentaire, la pratique est installée : le donneur d’ordre établit lui-même la facture que son sous-traitant aurait dû lui envoyer, puis la lui soumet. C’est l’autofacturation, ou facturation par le client.

Elle reste légale après la réforme. Ce qui change est la façon dont elle se déclare.

À quelles conditions l’autofacturation reste-t-elle possible ?

L’autofacturation repose sur deux exigences antérieures à la réforme, et elles restent entières.

Un mandat écrit et préalable. Le fournisseur donne mandat à son client pour établir les factures en son nom et pour son compte. Ce mandat existe avant la première facture, pas après.

Une acceptation du fournisseur. Il doit pouvoir contester une facture établie en son nom, dans un délai convenu. Sans mécanisme d’acceptation, le dispositif ne tient pas.

Ce qui change avec la réforme est que ces deux points, qui vivaient souvent dans un contrat et un échange de courriels, doivent maintenant se traduire dans un circuit outillé.

Qui émet et qui reçoit la facture en autofacturation ?

C’est le point qui déroute, parce que les rôles s’inversent par rapport à l’habitude.

La facture reste juridiquement celle du fournisseur. C’est lui le vendeur, c’est sa TVA, c’est son chiffre d’affaires. Le client ne fait que l’établir matériellement.

C’est donc le fournisseur qui doit être identifié comme émetteur dans les données transmises, même si le fichier a été produit par le système de son client.

Conséquence pratique : les deux parties doivent être raccordées, et le mandat doit être connu du circuit. Un donneur d’ordre qui autofacture cinquante sous-traitants a besoin que ces cinquante-là soient joignables dans l’annuaire, faute de quoi la facture qu’il établit ne va nulle part.

Le piège de septembre pour les donneurs d’ordre

Voici le cas concret qui va se produire, et il vaut d’être anticipé.

Un donneur d’ordre autofacture un sous-traitant qui, lui, n’est pas prêt. Le sous-traitant n’a pas de plateforme agréée, n’est pas dans l’annuaire, et n’a peut-être même pas conscience d’être concerné puisqu’il n’émet aucune facture lui-même.

Le donneur d’ordre se retrouve bloqué sur une opération dont il maîtrise pourtant toute la chaîne. Et l’argument « c’est mon client qui fait mes factures, je n’ai rien à faire » est faux : le sous-traitant reste l’assujetti émetteur, avec les obligations qui vont avec.

Si vous autofacturez, la vérification à faire cette semaine est simple : vos sous-traitants sont-ils joignables ? C’est une question à leur poser, pas à supposer.

Qu’est-ce qui ne change pas pour la TVA ?

L’autofacturation ne modifie ni le redevable de la TVA, ni les mentions obligatoires, ni le régime applicable.

Dans le bâtiment, elle se combine souvent avec l’autoliquidation en sous-traitance, qui est un mécanisme différent et qu’il ne faut pas confondre : l’autofacturation dit qui rédige la facture, l’autoliquidation dit qui déclare la TVA. Les deux peuvent coexister sur la même opération, et les mentions correspondantes doivent alors figurer dans les données structurées, en plus du document lisible. Voir les mentions obligatoires et la réforme dans le BTP.

Ce qu’il faut demander à son logiciel

Trois capacités, dans cet ordre :

1. Établir une facture au nom d’un tiers, avec l’identification correcte de l’émetteur dans les données transmises, et non seulement dans l’en-tête du PDF.
2. Tracer le mandat : qui a mandaté qui, depuis quand, pour quelles opérations.
3. Gérer l’acceptation du fournisseur, avec sa date, pour que la contestation reste possible dans le délai convenu.

Un outil qui produit un PDF au nom du fournisseur sans porter cette information dans le fichier structuré fabrique une facture qui sera rejetée. C’est le même diagnostic que pour les mentions : ce qui se voit à l’écran ne prouve rien de ce qui est encodé.