Rester sur un logiciel non mis à jour : ce que septembre 2026 impose

Beaucoup d’entreprises tournent sur un logiciel de gestion qui fait très bien son travail, mais dont le développement s’est arrêté il y a plusieurs années. La question qui se pose à elles porte sur ce que la réforme leur demande, à elles, depuis le 1er septembre 2026.

L’obligation porte sur l’entreprise, jamais sur le logiciel

L’administration l’écrit sans nuance : « toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont concernées par la réforme dès le 1er septembre 2026, car elles doivent toutes être en capacité de recevoir des factures électroniques à compter de cette date » (impots.gouv.fr).

Aucun texte n’impose un logiciel, une version ni un éditeur. Le texte impose une capacité : recevoir une facture électronique structurée, transmise par une plateforme agréée. Un dirigeant dont l’outil n’a pas évolué depuis 2021 n’est donc pas en faute parce que son outil est ancien. Il l’est si son entreprise n’est raccordée à rien depuis le 1er septembre 2026.

Cette nuance ouvre des solutions que la lecture « il faut changer de logiciel » ferme trop vite.

Que doit savoir faire votre logiciel en 2026 ?

Deux échéances, deux capacités distinctes.

Depuis le 1er septembre 2026, recevoir. Votre entreprise doit être joignable dans l’annuaire des destinataires, rattachée à une plateforme agréée, et capable de récupérer une facture structurée, de l’exploiter et de l’archiver. Le détail opérationnel est dans la checklist de réception.

Au 1er septembre 2027 pour les TPE et PME, émettre. Vos factures devront sortir dans un format structuré et transiter par une plateforme. Les grandes entreprises et les ETI y sont depuis septembre 2026. Le découpage est dans le calendrier 2026-2027.

Recevoir arrive en premier et concerne tout le monde, y compris l’artisan seul qui n’émet que dix factures par an.

Un logiciel figé peut-il émettre des factures électroniques ?

Le point n’a rien à voir avec la qualité du logiciel, il tient au calendrier.

Les spécifications techniques de la réforme, celles qui décrivent les formats acceptés, les statuts du cycle de vie et le fonctionnement de l’annuaire, ont été publiées et révisées bien après 2021. Un logiciel dont les développements se sont arrêtés avant leur publication ne peut pas, par construction, produire un fichier conforme à un standard qui n’existait pas encore.

S’ajoute un changement de nature détaillé dans les mentions obligatoires : sur une facture structurée, chaque mention devient un champ contrôlé. Le SIREN du client, l’adresse de livraison, la catégorie de l’opération et l’option pour la TVA sur les débits deviennent des données que la plateforme vérifie avant transmission. Une facture incomplète est rejetée avant d’arriver chez le client, donc pas payée.

Les voies possibles, y compris celle de ne pas changer

Se raccorder à une plateforme sans changer d’outil. Pour la seule réception, c’est suffisant et c’est la voie la plus légère. Vous recevez, vous consultez, vous archivez, et votre logiciel de production continue son travail jusqu’en 2027.

Adjoindre un outil de facturation conforme. Votre logiciel reste pour ce qu’il fait bien, et l’émission passe par un second outil raccordé. La double saisie est le prix à payer, et il faut la mesurer avant de s’y engager : elle se paie chaque jour, là où une migration se paie une fois.

Changer d’outil. Le plus lourd, et le seul qui règle les deux échéances d’un coup. La grille de décision est dans comment choisir son logiciel de gestion.

Que coûte l’inaction ?

Le défaut d’émission au format électronique coûte 50 euros par facture, plafonnés à 15 000 euros par année civile. Mais avant l’amende, le risque immédiat est de ne plus recevoir les factures de ses fournisseurs, donc de ne plus pouvoir justifier la TVA déductible correspondante, et de découvrir des relances pour des factures jamais vues.

Si votre outil est en fin de vie annoncée, les deux sujets se rejoignent, et il vaut mieux les traiter ensemble : voir Batigest i7 s’arrête.