Migration Batigest ou Apibâtiment : reprendre ses données sans rien perdre

Une entreprise qui utilise Batigest depuis dix ans y a construit un patrimoine : le fichier clients, l’historique des devis, et surtout une bibliothèque d’articles et d’ouvrages enrichie chantier après chantier. La question posée à toute migration porte sur ce patrimoine, jamais sur le logiciel lui-même.

Ce qui suit porte sur la conduite du projet. L’inventaire de ce qui sort techniquement de l’ancien outil est traité dans sortir ses données de Batigest.

Apibâtiment, Batigest, Batigest Connect : une seule lignée

Apibâtiment est l’ancien nom de Batigest. La gamme, créée par Api, a été reprise par Sage, vendue sous le nom Sage Apibâtiment, puis sous celui de Batigest. La génération i7 n’est plus commercialisée depuis le 28 février 2021, et sa suite chez Sage s’appelle Batigest Connect.

Une base Apibâtiment se migre donc comme une base Batigest : mêmes données, même bibliothèque, mêmes pièges. Les versions très anciennes demandent parfois une étape intermédiaire avant l’export. Deux chemins s’ouvrent ensuite, monter vers Batigest Connect avec l’outil de reprise de l’éditeur, ou changer d’outil : le choix est détaillé dans Batigest i7 s’arrête. La méthode qui suit vaut pour les deux.

Que faire avant de migrer depuis Batigest ?

Une copie de sauvegarde datée. La génération i7 stocke ses données dans une base de type Access, la suivante sur SQL Server. Dans les deux cas, la copie du dossier de données est votre point de retour. Elle se fait un soir, elle se range en double exemplaire, elle ne se néglige pas.

Un inventaire de ce qui doit passer. Tout ne mérite pas d’être repris. La bibliothèque et les tiers, oui, intégralement. Les chantiers ouverts, oui, avec leurs cumuls. Les affaires soldées depuis six ans, non : elles relèvent de l’archive, dont le régime est décrit dans archiver son ancien logiciel.

Un jeu d’essai représentatif. Cinq ouvrages complexes, un devis long à plusieurs niveaux de postes, une facture avec retenue de garantie, une fiche client chargée. Ce jeu servira de recette, et il vaut mieux qu’un échantillon tiré au hasard.

Dans quel ordre reprendre les données ?

Une reprise se fait du plus stable au plus dépendant. L’inverser produit des références qui pointent dans le vide, et ces liens cassés se réparent un par un, à la main.

1. Les articles et les ouvrages d’abord, puisque tout le reste y fait référence.
2. Les tiers, clients et fournisseurs, socle des documents commerciaux.
3. Les devis, rattachés aux tiers et aux ouvrages déjà en place.
4. Les documents de facturation, en dernier, pour clore l’historique.

L’ordre tient à la structure des données. Un devis importé avant sa bibliothèque perd la composition de ses lignes, ce qui revient à importer un prix figé.

Les trois pièges documentés

Ils sont décrits dans les documentations d’import publiées par des revendeurs, et ils se retrouvent d’un outil à l’autre.

La profondeur des ouvrages. Un import documenté publiquement limite les structures à deux niveaux, avec perte au-delà (monpartenaire-codial.fr). Vérifiez sur vos ouvrages imbriqués avant de valider quoi que ce soit : c’est ce qui fait la différence entre une bibliothèque vivante et un catalogue de prix morts.

Les arrondis. Les politiques de calcul diffèrent d’un moteur à l’autre, ce qui produit des écarts sur les devis repris. Ces centimes se constatent sur un échantillon, une règle se décide, et le sujet est clos. Découverts sur un devis déjà envoyé, ils coûtent une explication au client.

L’encodage des caractères. Sans correction, les accents des désignations ressortent abîmés, sur des milliers de lignes.

Comment vérifier la reprise avant la bascule ?

Une reprise se valide, elle ne se croit pas sur parole.

1. Comptage. Nombre de clients, fournisseurs, articles, ouvrages et devis, comparé des deux côtés. Un écart s’explique avant d’aller plus loin.
2. Composition. Ouvrir trois ouvrages complexes et vérifier leur recette ligne à ligne, temps de main-d’œuvre compris.
3. Montants. Recalculer trois devis repris et comparer aux originaux. Les écarts attendus sont en centimes, pas en euros.
4. Libellés. Chercher les caractères parasites dans les désignations, signe d’un encodage non corrigé.
5. Chaînage. Prendre un chantier et remonter du devis à la facture en passant par les situations. Si la chaîne tient, la structure est bonne.

Quand basculer vers le nouveau logiciel ?

Jamais en pleine période de facturation, et jamais la semaine où les situations de travaux tombent. Le bon moment est un creux d’activité, avec l’ancien outil encore accessible en lecture pendant quelques semaines.

Si des chantiers sont ouverts au moment de la bascule, le sujet demande sa propre méthode : voir changer de logiciel avec des chantiers en cours. Et si la migration est déclenchée par la fin de vie de l’outil, le calendrier est dans Batigest i7 s’arrête.

Nous prenons aussi ces reprises en charge, de l’inventaire à la bascule : voir la migration accompagnée.