Facturation des temps passés : suivre les heures et facturer les frais

Certaines activités ne se vendent pas au forfait mais au temps passé : un prestataire facturé à la journée, un dépannage en régie, une intervention de maintenance. Le modèle est simple sur le papier. Le problème est ailleurs, et il est redoutable : l’heure qu’on oublie de noter est une heure qu’on ne facturera jamais.

Le risque principal : l’heure fantôme

Sur un chantier au forfait, une heure non pointée fausse le calcul de marge, mais le prix de vente ne bouge pas. En régie, cette même heure disparaît du chiffre d’affaires. Elle a été travaillée, elle a coûté un salaire, et elle ne sera pas payée.

Ces heures s’accumulent silencieusement : l’intervention de vingt minutes qu’on ne note pas, le déplacement qu’on oublie de compter, la demande traitée par téléphone sans la consigner. Sur un mois, un prestataire peut perdre plusieurs journées facturables sans jamais s’en rendre compte.

Comment compter le temps passé ?

La seule parade est de saisir le temps au moment où il est travaillé, pas de mémoire en fin de semaine. C’est la logique du pointage des heures de chantier appliquée à la facturation : on démarre l’intervention, on l’arrête, et le temps se rattache au bon client et à la bonne mission.

Ce qui se facture doit être précis :

• les heures de travail effectif, à leur taux ;
• les déplacements, quand ils sont facturables ;
• les fournitures et frais engagés pour le client ;
• la nature de chaque intervention, utile pour justifier la facture.

Un relevé clair désamorce aussi les contestations. Un client qui voit le détail des interventions, avec leurs dates et leur objet, discute rarement la facture.

Comment facturer le temps et les dépenses ?

Une facture au temps passé porte deux natures de lignes : les heures, et les dépenses engagées pour le client. Les dépenses se traitent de deux façons, qui n’ont pas les mêmes conséquences fiscales.

Les frais refacturés sont des achats faits par l’entreprise pour réaliser sa prestation : fournitures, location, déplacement. Ils s’ajoutent au prix et suivent la TVA de la prestation.

Les débours sont des sommes payées au nom et pour le compte du client, sur son mandat : une taxe, un droit, un timbre. Ils sortent de la base de la TVA à trois conditions (article 267 du code général des impôts) : un mandat explicite du client, une inscription en compte de passage dans votre comptabilité, et une refacturation au montant exact, justificatif à l’appui.

Exemple : 12 heures à 55 € HT, soit 660 €, 80 € de fournitures refacturées et 35 € de débours. La TVA à 20 % porte sur 740 €, soit 148 €. Les 35 € de débours s’ajoutent hors TVA, et la facture s’élève à 923 €.

Une facture au temps passé indique pour chaque ligne la quantité et le prix unitaire hors taxes : le nombre d’heures, le taux horaire, et la période ou les dates d’intervention.

Du relevé à la facture, sans ressaisie

Le point de bascule est le passage du temps relevé à la facture émise. S’il faut recopier à la main les heures d’un carnet vers un logiciel, deux choses arrivent : on y passe du temps, et on en oublie. Chaque recopie est une occasion de perdre une ligne.

Quand le suivi du temps et la facturation vivent au même endroit, la facture se compose à partir des heures non encore facturées sur la période. Rien ne se perd entre le travail et la facture.

Que doit couvrir le taux horaire ?

Un taux horaire de vente couvre le salaire chargé, la part de charges fixes imputable, les heures non facturables (déplacements non refacturés, administratif, formation), et la marge.

Une entreprise qui facture 60 euros de l’heure un salarié qui lui en coûte 35 ne gagne pas 25 euros : elle gagne ce qui reste une fois retirées les heures qu’elle ne facture à personne. Le calcul se fait une fois, à partir du seuil de rentabilité.

Peut-on facturer en régie et au forfait ?

Beaucoup d’activités mélangent les deux : un abonnement mensuel plus des interventions hors forfait. Le risque est alors de facturer le forfait et d’oublier le hors-forfait, qui porte la marge.

La règle qui tient : toute intervention se pointe, quel que soit son régime, et c’est au moment de facturer qu’on décide ce qui entre dans le forfait. L’inverse, décider avant de pointer, garantit des heures perdues. Pour la part récurrente, voir la facturation récurrente.

Pour fixer le taux à partir de vos charges plutôt que de celui du voisin : le calculateur de taux horaire.