Notes de frais : cadrer les dépenses des salariés sans paperasse

Dès qu’une entreprise a un salarié qui se déplace, les notes de frais entrent en jeu : un plein de carburant, un repas avec un client, une nuit d’hôtel avancés de sa poche, puis remboursés. Sur le principe, rien de compliqué. En pratique, les tickets s’entassent, arrivent froissés en fin de mois, et l’entreprise perd de la TVA qu’elle aurait pu récupérer, ou déduit des frais qu’un contrôle refusera.

Que doit contenir une note de frais ?

Pour être recevable, chaque dépense doit être identifiable sans ambiguïté :

• la date de la dépense ;
• sa nature : repas, carburant, hébergement, péage ;
• le montant toutes taxes comprises ;
• le fournisseur ;
• l’identité du salarié concerné.

Le justificatif accompagne la note. Un ticket de caisse ne suffit pas toujours : pour récupérer la TVA, il faut une facture au nom de l’entreprise. Ces justificatifs se conservent dix ans.

Quelle TVA récupérer sur les notes de frais ?

C’est le point que la plupart des petites entreprises laissent filer. Toute dépense professionnelle ne donne pas droit à la même récupération.

Dépense	TVA récupérable
Repas, restaurant, repas d’affaires	Oui, en totalité
Gazole et essence	80 % pour une voiture particulière, en totalité pour un véhicule utilitaire, sur facture
Hébergement du salarié	Non
Indemnités kilométriques	Aucune, le barème couvre tout
Péages et parking	Non pour une voiture particulière, oui pour un véhicule utilitaire

Sur une année, la TVA oubliée sur les repas et le carburant représente vite plusieurs centaines d’euros pour une entreprise qui se déplace. Cette somme se perd faute d’une facture au bon nom.

Comment rembourser un salarié qui utilise sa voiture ?

L’entreprise lui verse le plus souvent des indemnités kilométriques au barème fiscal : un montant par kilomètre selon la puissance du véhicule, qui couvre carburant, entretien, assurance et usure. Le remboursement est exonéré de cotisations dans la limite du barème, sur présentation d’un relevé des trajets, et il ne porte aucune TVA à récupérer.

L’entreprise peut aussi rembourser les dépenses réelles sur factures. Le dossier est plus lourd à tenir, et chaque dépense doit être justifiée.

Qu’est-ce qui fait dérailler le circuit ?

Le délai. Une note remise deux mois après la dépense arrive avec un justificatif perdu et un salarié qui a avancé son argent trop longtemps. Fixez une échéance mensuelle et tenez-la.

Le ticket sans facture. Il justifie la dépense sans ouvrir droit à la TVA. Demander une facture au nom de l’entreprise prend dix secondes au comptoir et se rattrape rarement après.

L’absence de cadre écrit. Ce qui est remboursable, à quel plafond, avec quel justificatif : sans règle écrite, chaque note devient une négociation, et les refus passent pour de l’arbitraire.

Que change la dématérialisation ?

Photographier le justificatif au moment de la dépense règle le problème du ticket perdu, et la reconnaissance de document en extrait le fournisseur, le montant et la TVA. Le salarié n’a plus rien à recopier, le comptable reçoit des lignes prêtes à contrôler.

C’est l’un des automatismes qui rendent le plus, comme détaillé dans automatiser l’administratif d’une TPE.