---
title: "Notes de frais : le cadre et la TVA"
description: "Ce qu'une note doit contenir, la TVA récupérable poste par poste, et pourquoi un ticket de caisse ne suffit pas toujours à récupérer la taxe."
canonical: https://structime.com/blog/gestion-entreprise/note-de-frais/
language: fr
last_modified: 2026-10-22
publisher: "AEON Systems (SIREN 993102821)"
source_format: html
---

# Notes de frais : cadrer les dépenses des salariés sans paperasse

> Ce qu'une note doit contenir, la TVA récupérable poste par poste, et pourquoi un ticket de caisse ne suffit pas toujours à récupérer la taxe.

Source : https://structime.com/blog/gestion-entreprise/note-de-frais/
Éditeur : AEON Systems (SIREN 993102821) · StrucTime

Bien tenues, elles coûtent quelques minutes par mois. Mal tenues, elles coûtent de la TVA qu'on ne récupère pas et des frais qu'un contrôle refusera.

Mis à jour le 22 octobre 2026

Dès qu’une entreprise a un salarié qui se déplace, les notes de frais entrent en jeu : un plein de carburant, un repas avec un client, une nuit d’hôtel avancés de sa poche, puis remboursés. Sur le principe, rien de compliqué. En pratique, les tickets s’entassent, arrivent froissés en fin de mois, et l’entreprise perd de la TVA qu’elle aurait pu récupérer, ou déduit des frais qu’un contrôle refusera.

## Que doit contenir une note de frais ?

Pour être recevable, chaque dépense doit être identifiable sans ambiguïté :

- la **date** de la dépense ;
- sa **nature** : repas, carburant, hébergement, péage ;
- le **montant** toutes taxes comprises ;
- le **fournisseur** ;
- l’**identité du salarié** concerné.

Le justificatif accompagne la note. Un ticket de caisse ne suffit pas toujours : pour récupérer la TVA, il faut une **facture au nom de l’entreprise**. Ces justificatifs se conservent dix ans.

## Quelle TVA récupérer sur les notes de frais ?

C’est le point que la plupart des petites entreprises laissent filer. Toute dépense professionnelle ne donne pas droit à la même récupération.

| Dépense | TVA récupérable |
| --- | --- |
| Repas, restaurant, repas d’affaires | Oui, en totalité |
| Gazole et essence | 80 % pour une voiture particulière, en totalité pour un véhicule utilitaire, sur facture |
| Hébergement du salarié | Non |
| Indemnités kilométriques | Aucune, le barème couvre tout |
| Péages et parking | Non pour une voiture particulière, oui pour un véhicule utilitaire |

Sur une année, la TVA oubliée sur les repas et le carburant représente vite plusieurs centaines d’euros pour une entreprise qui se déplace. Cette somme se perd faute d’une facture au bon nom.

## Comment rembourser un salarié qui utilise sa voiture ?

L’entreprise lui verse le plus souvent des **indemnités kilométriques** au barème fiscal : un montant par kilomètre selon la puissance du véhicule, qui couvre carburant, entretien, assurance et usure. Le remboursement est exonéré de cotisations dans la limite du barème, sur présentation d’un relevé des trajets, et il ne porte aucune TVA à récupérer.

L’entreprise peut aussi rembourser les dépenses réelles sur factures. Le dossier est plus lourd à tenir, et chaque dépense doit être justifiée.

## Qu’est-ce qui fait dérailler le circuit ?

**Le délai.** Une note remise deux mois après la dépense arrive avec un justificatif perdu et un salarié qui a avancé son argent trop longtemps. Fixez une échéance mensuelle et tenez-la.

**Le ticket sans facture.** Il justifie la dépense sans ouvrir droit à la TVA. Demander une facture au nom de l’entreprise prend dix secondes au comptoir et se rattrape rarement après.

**L’absence de cadre écrit.** Ce qui est remboursable, à quel plafond, avec quel justificatif : sans règle écrite, chaque note devient une négociation, et les refus passent pour de l’arbitraire.

## Que change la dématérialisation ?

Photographier le justificatif au moment de la dépense règle le problème du ticket perdu, et la reconnaissance de document en extrait le fournisseur, le montant et la TVA. Le salarié n’a plus rien à recopier, le comptable reçoit des lignes prêtes à contrôler.

C’est l’un des automatismes qui rendent le plus, comme détaillé dans [automatiser l’administratif d’une TPE](https://structime.com/blog/intelligence-artificielle/automatiser-administratif-tpe/).

Devis, factures, équipes, chantiers, stock et comptabilité : ce que gérer une entreprise demande, et comment on le tient sans se noyer.

## Dans le même sujet

- [Autoliquidation de la TVA en sous-traitance BTP : mention et déclaration Le mécanisme tient en une phrase, et il se trompe de sens dans les deux directions : des sous-traitants qui facturent une TVA qu'ils ne devaient pas, des entreprises principales qui oublient de déclarer celle qu'elles doivent.](https://structime.com/blog/gestion-entreprise/autoliquidation-tva-sous-traitance/)
- [Facture d'acompte sur un chantier : montant, mentions et TVA Commencer sans le moindre versement, c'est financer soi-même les matériaux et plusieurs semaines de travail. L'acompte règle ça, et il engage le client autant que vous.](https://structime.com/blog/gestion-entreprise/facture-acompte/)
- [Facture rectificative : quand la préférer à l'avoir, et comment la rédiger Un taux de TVA faux, un client mal désigné, une ligne oubliée : la facture est partie et ne se rouvre pas. Elle se corrige par un nouveau document qui la cite.](https://structime.com/blog/gestion-entreprise/facture-rectificative/)